електроний документообіг

Шкільна документація в електронній формі

     Перехід шкіл на електронне діловодство є вагомим кроком на шляху спрощення та автоматизації управлінських та освітніх процесів у закладах загальної середньої освіти. Відтепер у шкіл з‘явилася можливість вести в електронній формі документи, що можуть створюватися у процесі діяльності закладу освіти, зокрема обов’язкових.

     Як повідомляє МОН, заклади загальної середньої освіти мають можливість перевести документообіг в електронну форму. Це можна здійснити відповідно до наказу Міністерства освіти і науки від 08 серпня 2022 року № 707 «Про затвердження Інструкції з ведення ділової документації у закладах загальної середньої освіти в електронній формі» (зареєстрований у Міністерстві юстиції України 9 вересня 2022 за №1029/38365).

     Класний журнал вестиметься в електронній формі, а потреби дублювати його на папері не буде. Заклад освіти з ІІ семестру 2022/2023 навчального року матиме можливість запровадити електронний журнал для учнів 1-11 класів на безкоштовному державному сервісі «eJournal» на базі програмно-апаратного комплексу «Автоматизований інформаційний комплекс освітнього менеджменту».

     Тепер в електронному форматі можна буде вести всі документи, потрібні для діяльності ЗЗСО. Виключення становитимуть лише ті документи, які потребують зберігання понад 70 років.

     В електронній формі можна вести такі документи:

• класний журнал для I-IV класів;

• класний журнал для V-XI (ХІІ) класів;

• журнал обліку пропущених і замінених уроків;

• журнали здобувачів середньої освіти за індивідуальною формою;

• журнал факультативних та гурткових занять;

• журнал реєстрації інструктажів з питань охорони праці та безпеки життєдіяльності;

• особові справи здобувачів освіти;

• алфавітну книгу здобувачів освіти;

• особову справу педагогічного працівника;

• журнал реєстрації наказів руху здобувачів освіти;

• накази керівника з кадрових питань особового складу тимчасового зберігання (про відрядження, стягнення, надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням);

• річний план роботи закладу освіти;

• розклад навчальних занять;

• свідоцтва досягнень здобувачів освіти тощо. 

     У майбутньому Міністерство освіти і науки України планує затвердити взаємодію між електронними освітніми інформаційними системами (ОІС) та ПАК «АІКОМ» (незабаром буде прийнято відповідний Порядок), а також оптимізувати й автоматизувати процеси зарахування, відрахування, переведення учнів та облік дітей у ЗЗСО. 

   Наказ «Про ведення ділової документації в електронній формі у 2022/2023 навчальному році» (переглянути).